Langkah Melakukan Purchase Order di Odoo

Purchase Order (PO) di Odoo digunakan untuk mencatat pembelian barang atau jasa ke vendor. Proses ini menjadi pintu masuk utama untuk stok masuk dan pencatatan hutang ke supplier.

Keunggulan utama PO di Odoo adalah integrasinya langsung dengan Inventory dan Accounting. Sekali input PO, data otomatis mengalir ke penerimaan barang dan tagihan vendor tanpa perlu input ulang.

Fungsi Purchase Order dalam Alur Odoo

Purchase Order bukan sekadar dokumen pembelian, tetapi bagian dari alur bisnis yang saling terhubung:

• Mengontrol proses pembelian
• Menjadi dasar penerimaan barang (Receipt)
• Menjadi referensi pembuatan Vendor Bill
• Menjaga konsistensi data stok dan keuangan

Karena itu, PO di Odoo selalu terhubung dengan modul Inventory dan Accounting.

Persiapan Sebelum Membuat Purchase Order

Sebelum membuat PO, ada beberapa data penting yang harus sudah disiapkan agar proses berjalan lancar.

Hal yang perlu dipastikan:

• Vendor sudah terdaftar di Odoo
• Produk sudah dibuat (Storable, Consumable, atau Service)
• Harga beli dan Unit of Measure sudah diatur
• Pajak pembelian sudah sesuai jika diperlukan

Setup data yang rapi akan sangat mengurangi kesalahan saat proses pembelian.

Proses Membuat Purchase Order di Odoo

Langkah umum membuat PO di Odoo:

1. Masuk ke menu Purchase
2. Pilih Orders → Create / New
3. Pilih Vendor
4. Tambahkan produk, quantity, dan harga
5. Simpan lalu klik Confirm Order

Setelah dikonfirmasi, status dokumen berubah dari RFQ (Request for Quotation) menjadi Purchase Order.

Status dan Tahapan Purchase Order

Dalam Odoo, Purchase Order memiliki beberapa status utama:

• RFQ: draft permintaan pembelian
• Purchase Order: pesanan sudah dikonfirmasi
• Locked / Done: proses pembelian selesai

Status ini membantu tim purchasing memantau mana PO yang masih bisa diubah dan mana yang sudah berjalan.

Proses Setelah Purchase Order Dikonfirmasi

Setelah PO dikonfirmasi, Odoo otomatis menjalankan beberapa proses lanjutan:

• Receipt dibuat otomatis di modul Inventory
• Stok bertambah saat barang diterima
• Vendor Bill bisa langsung dibuat dari PO
• Nilai pembelian tercatat rapi untuk akuntansi

Semua proses ini saling terhubung tanpa perlu input data yang sama berulang kali.

Penerimaan Barang (Receipt)

Saat barang datang dari vendor:

• Buka PO terkait
• Klik tombol Receive Products
• Validasi quantity yang diterima

Setelah receipt divalidasi, stok di gudang akan otomatis bertambah sesuai quantity yang diterima.

Pembuatan Vendor Bill dari PO

Vendor Bill dapat dibuat langsung dari Purchase Order:

• Buka PO
• Klik Create Bill
• Periksa nominal dan pajak
• Konfirmasi bill

Cara ini memastikan nilai tagihan selalu sesuai dengan PO dan receipt yang terjadi.

Manfaat Menggunakan Purchase Order di Odoo

Dengan PO di Odoo, bisnis mendapatkan:

• Kontrol penuh atas proses pembelian
• Data stok yang selalu akurat
• Pencatatan hutang vendor yang rapi
• Minim kesalahan input manual
• Alur kerja pembelian yang terstandarisasi

Purchase Order menjadi fondasi penting agar Inventory dan Accounting berjalan sinkron.

Purchase Order di Odoo bukan hanya dokumen pembelian, tetapi bagian inti dari alur ERP. Dari PO, proses mengalir otomatis ke Inventory dan Accounting tanpa input ulang.

Dengan memahami alur PO dari persiapan, konfirmasi, receipt, hingga vendor bill, proses pembelian menjadi lebih efisien, transparan, dan terkontrol.