Pada Final Project Bootcamp IT Project Management, peserta mengerjakan studi kasus pengelolaan proyek pengembangan OptiGas, sebuah aplikasi untuk membantu PT Y memantau aliran gas pada jaringan pipa, mendeteksi potensi kebocoran secara real-time, serta mengoptimalkan distribusi gas berdasarkan data operasional.
Project ini tidak hanya berfokus pada ide aplikasi, tetapi pada bagaimana sebuah kebutuhan bisnis diterjemahkan menjadi struktur proyek yang dapat dikelola. Peserta menyusun tim proyek, user story, backlog fitur, pembagian sprint, estimasi story point, hingga dokumentasi penggunaan aplikasi untuk klien.
Studi Kasus OptiGas
OptiGas dirancang untuk menjawab kebutuhan operasional jaringan pipa gas yang membutuhkan pemantauan secara lebih cepat dan berbasis data.
Beberapa kebutuhan utama yang menjadi ruang lingkup project adalah monitoring aliran gas secara real-time, leak detection, optimasi flow gas, historical analysis, integrasi SCADA atau IoT, hingga predictive analytics untuk membantu mengidentifikasi potensi titik rawan.
Dengan studi kasus ini, peserta berlatih mengelola proyek yang melibatkan kebutuhan operasional, data real-time, integrasi sistem, serta beberapa tipe pengguna dengan kebutuhan berbeda.
Menyusun Struktur Tim Project
Peserta membentuk struktur tim dengan pembagian role yang cukup jelas.
Project Manager bertugas sebagai fasilitator proyek. Product Owner mewakili kepemilikan produk, sementara kebutuhan teknis dibagi kepada System Analyst, UI/UX Designer, Database Administrator, Fullstack Developer, dan Technical Writer.
Pembagian tersebut membantu peserta memahami bahwa Project Manager tidak mengerjakan seluruh pekerjaan proyek secara langsung. Peran utamanya adalah memastikan komunikasi, koordinasi, scope, timeline, dan pekerjaan antar-role tetap bergerak menuju tujuan yang sama.
Mengubah Kebutuhan Menjadi User Story
Salah satu bagian penting dari project adalah menerjemahkan kebutuhan bisnis menjadi user story berdasarkan pengguna sistem.
Sebagai contoh, Operator Lapangan membutuhkan monitoring aliran gas secara real-time agar dapat mengetahui kondisi jaringan tanpa pemeriksaan manual ke setiap lokasi.
Operator juga membutuhkan notifikasi otomatis saat sistem mendeteksi indikasi kebocoran serta kemampuan menentukan threshold tekanan dan volume gas pada setiap segmen pipa.
Engineer Perencana memiliki kebutuhan berbeda. Sistem diharapkan dapat memberikan rekomendasi pengaturan flow gas yang lebih optimal serta terintegrasi dengan SCADA atau sensor IoT.
Sementara itu, Manajer Operasional membutuhkan dashboard ringkasan untuk melihat efisiensi, jumlah insiden, dan kondisi jaringan secara lebih cepat.
Pendekatan berbasis user story membantu peserta menghubungkan fitur sistem dengan kebutuhan pengguna, bukan sekadar membuat daftar fitur teknis.
Menyusun Product Backlog
Kebutuhan tersebut kemudian dipecah menjadi beberapa kelompok fitur utama, antara lain:
- Monitoring dan Visualisasi Real-time
- Leak Detection dan Alerting
- Optimasi Flow Gas
- Reporting dan Executive Dashboard
- Config dan System Parameter
- Historical Data dan Trend Analysis
- User Management dan Role Access
- Integrasi Data SCADA/IoT
- Predictive Analytics
- Authentication dan Access Control
Setiap pekerjaan juga diberikan estimasi story point. Beberapa pekerjaan memiliki nilai relatif kecil seperti User Management sebesar 3 poin, sementara pekerjaan yang lebih kompleks seperti Leak Detection, Optimasi Flow Gas, Integrasi SCADA/IoT, dan Predictive Analytics diberikan estimasi 13 poin.
Melalui proses ini, peserta berlatih melihat bahwa setiap fitur memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda sehingga tidak seharusnya diperlakukan sebagai pekerjaan dengan beban yang sama.
Perencanaan Sprint
Project dibagi ke dalam beberapa sprint.
Sprint 1 berlangsung pada 10 sampai 15 September 2026 dan telah ditandai Completed. Sprint berikutnya direncanakan pada 16 sampai 25 September 2026.
Beberapa user story juga memiliki target penyelesaian yang berbeda. Misalnya kebutuhan monitoring, leak detection, dan dashboard memiliki target lebih awal, sementara kebutuhan seperti optimasi flow, historical data, serta role access dijadwalkan pada fase berikutnya.
Pendekatan ini memberikan latihan kepada peserta untuk memecah project besar menjadi pekerjaan yang lebih terukur dibandingkan mencoba menyelesaikan seluruh scope sekaligus.
Menentukan Prioritas Fitur
Salah satu insight yang terlihat dari backlog OptiGas adalah bahwa fitur tidak hanya dibedakan berdasarkan jenis pengguna, tetapi juga berdasarkan kompleksitas dan kebutuhan implementasi.
Leak Detection misalnya menjadi salah satu fitur dengan story point tinggi dan sudah memiliki progress, sedangkan beberapa fitur lanjutan seperti Predictive Analytics masih berada dalam backlog.
Hal ini mencerminkan salah satu pekerjaan Project Manager, yaitu menjaga agar roadmap tetap realistis. Fitur yang penting secara bisnis belum tentu dapat dikerjakan bersamaan apabila terdapat keterbatasan waktu dan kapasitas tim.
Dokumentasi dan Client Wiki
Selain backlog dan sprint, peserta juga membuat dokumentasi penggunaan OptiGas dalam bentuk client wiki.
Dokumentasi disusun berdasarkan peran pengguna seperti Operator Lapangan, Teknisi Pemeliharaan, Engineer Perencana, Manajer Operasional, dan Admin Sistem.
Isi panduan mencakup proses masuk ke aplikasi, pengelolaan pengguna dan role, serta penjelasan mengenai area sistem yang sebaiknya hanya dikelola oleh tim teknis, seperti konfigurasi model prediksi, koneksi sensor, dan pengaturan sistem.
Dokumentasi ini menjadi bagian penting karena keberhasilan proyek tidak berhenti ketika fitur selesai dikembangkan. Pengguna tetap membutuhkan panduan mengenai bagaimana sistem digunakan dan siapa yang harus dihubungi ketika terdapat masalah.
Tools dan Artefak Project Management
Pada final project ini, peserta menggunakan Notion sebagai PM Hub untuk mengorganisasi informasi proyek.
Di dalamnya terdapat pengelolaan sprint, user story, backlog fitur, pembagian pekerjaan, serta dokumentasi wiki untuk klien.
Artefak yang dihasilkan menunjukkan beberapa aktivitas penting dalam IT Project Management: team planning, requirement breakdown, backlog management, story point estimation, sprint planning, progress tracking, dan project documentation.
Insight dan Benefit Final Project
Melalui studi kasus OptiGas, peserta mendapatkan pengalaman mengelola project teknologi dengan kebutuhan yang cukup beragam.
Peserta berlatih mengubah kebutuhan bisnis menjadi user story, memisahkan kebutuhan berdasarkan persona pengguna, menyusun backlog, memberikan estimasi pekerjaan, serta membagi implementasi ke dalam sprint.
Project ini juga menunjukkan bahwa aplikasi dengan fitur real-time monitoring, leak detection, SCADA/IoT, dan predictive analytics membutuhkan koordinasi lintas peran. Project Manager perlu memahami hubungan antara kebutuhan bisnis dan pekerjaan teknis tanpa harus mengambil alih seluruh pekerjaan teknis tersebut.
Hasil final project dapat digunakan sebagai portfolio untuk menunjukkan kemampuan peserta dalam menyusun dan mengelola struktur proyek IT, mulai dari requirement, backlog, sprint, pembagian tim, hingga dokumentasi untuk pengguna akhir.