Pada Final Project Bootcamp Project Management, peserta mengerjakan studi kasus pengelolaan proyek pengembangan ERP Welldone. Project ini berfokus pada bagaimana seorang Project Manager menyusun ruang lingkup, kebutuhan proyek, struktur tim, backlog, timeline, dokumentasi, ritme kerja, hingga pengelolaan risiko sebelum dan selama proses pengembangan sistem.
Seluruh dokumentasi project disusun menggunakan Notion sebagai pusat informasi proyek. Dengan pendekatan ini, peserta tidak hanya membuat satu dokumen proposal, tetapi membangun workspace yang dapat digunakan sebagai sumber informasi bersama oleh Product Owner, Business Analyst, UI/UX Designer, Developer, QA, dan Project Manager.
Studi Kasus: Pengembangan ERP Welldone
ERP Welldone dirancang sebagai sistem yang menyatukan beberapa proses bisnis yang sebelumnya masih berjalan secara manual atau terpisah, misalnya melalui Excel, WhatsApp, atau dokumen yang berbeda.
Permasalahan yang menjadi dasar project antara lain sulitnya melakukan tracking stok, pembelian, penjualan, dan laporan, adanya potensi data yang tidak konsisten, serta kebutuhan terhadap proses approval yang lebih jelas.
Dari kondisi tersebut, peserta menyusun tujuan project berupa penyatuan proses bisnis inti dalam satu sistem, menyediakan informasi yang lebih mudah dipantau, mengurangi duplikasi data, serta membangun alur approval dan audit trail.
Menentukan Scope dan MVP
Salah satu pekerjaan utama peserta adalah menyusun scope project.
Untuk fase MVP, ruang lingkup ERP dibagi menjadi beberapa modul utama, yaitu:
- Master Data
- Inventory
- Purchasing
- Sales
- Accounting Basic
- Reporting
Pada Master Data, misalnya, sistem mencakup produk, kategori, satuan, gudang, supplier, customer, serta user dan role. Pada Purchasing, alurnya dirancang mulai dari Purchase Request → Purchase Order → Goods Receipt → Vendor Invoice.
Peserta juga menentukan fitur yang belum menjadi prioritas awal dan ditempatkan sebagai Next Phase, seperti produksi, BOM, HR/Payroll, CRM lanjutan, multi-company, serta integrasi marketplace atau payment gateway.
Selain menentukan apa yang masuk dalam project, peserta juga menuliskan Out of Scope. Bagian ini penting karena membantu menjaga batas pekerjaan dan mengurangi risiko scope creep.
Menyusun Product Backlog
Project kemudian diterjemahkan menjadi backlog ERP Welldone.
Peserta menyusun backlog awal mulai dari Authentication, Master Data, Inventory, Purchasing, Sales, Accounting, hingga Reporting.
Contohnya pada Authentication terdapat kebutuhan seperti login menggunakan email dan password, session management, Google Sign-In, forgot password, pengelolaan profil pengguna, hingga default role.
Setiap backlog item dirancang memiliki informasi seperti latar belakang, deskripsi, modul, prioritas, estimasi, owner, dependensi, dan kriteria selesai.
Peserta juga menggunakan konsep Definition of Done (DoD). Sebuah pekerjaan tidak hanya dianggap selesai karena tampilan sudah dibuat, tetapi perlu memenuhi beberapa kondisi seperti UI tersedia, API dan validasi selesai, QA pass, serta dokumentasi singkat tersedia.
Melalui bagian ini, peserta belajar bahwa backlog bukan sekadar daftar fitur. Backlog perlu cukup jelas agar dapat dipahami dan dikerjakan oleh anggota tim yang berbeda.
Menentukan Struktur Tim dan RACI
Peserta juga menyusun struktur kerja proyek yang terdiri dari beberapa peran, yaitu Product Owner, Project Manager, Business Analyst, UI/UX Designer, Backend Developer, Frontend Developer, QA, serta DevOps sebagai peran opsional.
Untuk memperjelas tanggung jawab, dibuat pula RACI sederhana.
Sebagai contoh, proses requirement menjadi tanggung jawab utama Business Analyst, sementara Product Owner menjadi pihak yang memberikan approval. Pada development, developer menjadi pihak yang mengerjakan, sedangkan PM, PO, dan QA terlibat dalam koordinasi.
Dengan RACI, peserta belajar mengurangi ketidakjelasan mengenai siapa yang mengerjakan, siapa yang mengambil keputusan, dan siapa yang perlu dikonsultasikan pada setiap tahap proyek.
Perencanaan Timeline dan Ritme Kerja
Project ERP Welldone dirancang menggunakan pendekatan kerja berbasis sprint.
Timeline estimasi dibagi menjadi beberapa fase:
Discovery & Requirement selama 1–2 minggu, dilanjutkan Design & Setup selama sekitar 1 minggu.
Development kemudian dibagi menjadi tiga sprint masing-masing sekitar dua minggu: Sprint 1 untuk Master Data dan Inventory, Sprint 2 untuk Purchasing dan Sales, serta Sprint 3 untuk Accounting dan Reporting.
Tahap terakhir adalah UAT dan Go-Live selama sekitar 1–2 minggu.
Peserta juga menentukan ritme kerja tim berupa planning pada awal sprint, review pada akhir sprint, retrospective, backlog grooming mingguan, serta standup beberapa kali dalam seminggu.
Membangun Project Knowledge di Notion
Salah satu bagian penting dari final project adalah penyusunan Project Knowledge.
Notion digunakan untuk menyimpan berbagai informasi seperti BRD/PRD, flow proses, arsitektur aplikasi, setup environment, dokumentasi deployment, SOP operasional, referensi UI/UX, hingga Minutes of Meeting.
Keputusan teknis juga direncanakan untuk dicatat sebagai Architecture Decision Record (ADR).
Pendekatan ini membantu peserta memahami bahwa dokumentasi project sebaiknya tidak tersebar di banyak tempat tanpa struktur. Project Manager perlu memastikan anggota tim mengetahui di mana requirement, keputusan, SOP, dan referensi terbaru dapat ditemukan.
Risiko dan Mitigasi
Peserta juga menyusun beberapa risiko project beserta mitigasinya.
Misalnya, jika data awal belum siap maka tim perlu menyiapkan template migrasi dan proses validasi. Risiko scope creep ditangani melalui backlog, prioritas, dan change request. Sementara keterbatasan waktu stakeholder dimitigasi dengan menentukan jadwal UAT dan review sejak awal.
Bagian ini memperkenalkan peserta pada fungsi PM yang tidak hanya mengatur jadwal, tetapi juga mengantisipasi kondisi yang dapat menghambat project.
Tools yang Digunakan
Tool utama dalam final project ini adalah Notion untuk project documentation dan tracking.
Penggunaan tools tersebut disesuaikan dengan kebutuhan koordinasi, dokumentasi, meeting, dan pencatatan keputusan.
Insight dan Benefit Final Project
Melalui final project ERP Welldone, peserta mendapatkan pengalaman menyusun struktur proyek dari level tujuan bisnis hingga aktivitas operasional tim.
Peserta belajar bahwa pekerjaan Project Manager tidak hanya membuat timeline. PM perlu memahami scope, deliverables, backlog, stakeholder, pembagian tanggung jawab, Definition of Done, ritme sprint, risiko, dokumentasi, serta proses komunikasi.
Project ini juga dapat digunakan sebagai bagian dari portfolio peserta karena menunjukkan kemampuan menyusun project proposal, MVP scope, product backlog, RACI, project timeline, risk management, team workflow, dan project knowledge management dalam satu studi kasus pengembangan ERP.